REV Plus unterstützt den Versand und den Empfang von E-Mails über E-Mailanbieter. Unterstützt werden die Protokolle SMTP für den Versand und POP3 und IMAP für den Empfang von E-Mails.

Konfiguration eines E-Mailkontos

Um ein neues E-Mailkonto mit REV+ zu verbinden, öffnen Sie die REV+ Verwaltung und navigieren zu dem Menüpunkt "E-Mail Konten" dort können Sie nun einen neuen Datensatz anlegen.

Einige Einstellungsmöglichkeiten ändern sich, je nachdem welches Protokoll oder welche Authentifizierungsmethode gewählt wurde. Hier erläutern wir die Einstellungsmöglichkeiten, die immer gleich sind:

• Bezeichnung: Vergeben Sie eine Bezeichnung für das E-Mailkonto, diese wird nur zur Anzeige verwendet
• E-Mailadresse: Geben Sie hier die vollständige E-Mailadresse ein, die mit diesem E-Mail Konto konfiguriert wird
• Authentifzierung: Wählen Sie hier das Authentifizierungsverfahren. Die Information dafür erhalten Sie von Ihrem E-Mailprovider. Möglich ist "Keine Authentifizierung", das Standardverfahren "Benutzername und Passwort" oder auch das neue Verfahren "oAuth", welches z.B. für Google Mail oder Microsoft 365 benötigt wird.
• E-Mail Versand: Wählen Sie aus, ob das E-Mailkonto zum Versand von E-Mails verwendet werden kann und welches Verfahren Sie verwenden möchten. (Information erhalten Sie von ihrem E-Mailprovider)
• E-Mail Empfang: Wählen Sie aus, ob das E-Mailkonto zum Empfang von E-Mails verwendet werden kann und welches Verfahren Sie verwenden möchten. (Information erhalten Sie von ihrem E-Mailprovider)
• Serverzertifikat ignorieren: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie die Überprüfung des Serverzertifikates ihres E-Mailanbieters überspringen wollen. Dies ist u.a. dann notwendig, wenn Sie verschlüsselte Verbindungen zu eigenen Systemen mit selbst-signierten Zertifikaten aufbauen wollen. Ansonsten lassen Sie diese Option bitte deaktiviert.

Authentifizierungsverfahren

Wählen Sie ein Authentifizierungsverfahren entsprechend den Vorgaben ihres E-Mailanbieters aus.

Benutzername und Passwort

Dies ist die klassische Authentifizierung. Geben Sie hierbei einfach den ihnen zur Verfügung gestellten Benutzername und das zugehörige Passwort ein.

Moderne oAuth Authentifizierung

Moderne E-Mailprovider verwenden das oAuth 2.0 Authentifizierungsverfahren, welches eine höhere Sicherheit bietet. Leider ist dieses Verfahren auch komplizierter in der Einrichtung. Bitte erfragen sie die notwendigen Parameter bei ihrem E-Mailprovider. Am Ende dieser Dokumentation finden Sie eine Beispielkonfiguration für Microsoft 365.

Notwendige Parameter:

• Authority URL
• Tenant / Mandaten ID
• Client ID
• Client Secret
• Scope

Versenden von E-Mails

Sobald Sie ein Verfahren zum Versenden von E-Mails ausgewählt haben, müssen Sie weitere Einstellungen dazu vornehmen. Zusätzlich können Sie folgende Optionen wählen:

• Abgehende E-Mails signieren: Ist diese Option aktiviert, werden E-Mails mit dem hinterlegten Zertifikat signiert. Ist kein Zertifikat installiert, stellt REV+ automatisch ein selbst-signiertes Zertifikat aus. Bitte beachten Sie, dass in diesem Falle eine Warnung beim Empfänger der E-Mail angezeigt wird.
• Abgehende E-Mails verschlüsseln: Ist diese Option aktiviert, werden E-Mails für den Empfänger verschlüsselt, sofert ein Zertifikat der Gegenstelle vorliegt. Ansonsten wird die E-Mail unverschlüsselt versendet. Sie müssen das entsprechende Zertifikat entweder vorher importiert oder eine signierte E-Mail der Gegenstelle empfangen haben.

SMTP

Wenn Sie das SMTP Protokoll verwenden möchten, tragen Sie bitte den Hostnamen des Servers als auch die Portnummer ein. REV+ erkennt verschlüsselte Verbindungen automatisch.

Die Verbindungsdaten erhalten Sie von ihrem E-Mailprovider.

Empfangen von E-Mails

Sobald Sie ein Verfahren zum Empfangen von E-Mails ausgewählt haben, müssen Sie weitere Einstellungen dazu vornehmen. Zusätzlich können Sie folgende Optionen wählen:

• Abrufintervall: Zeit in Minuten in denen neue E-Mails abgerufen werden sollen.
• Script bei eingehenden E-Mails ausführen: Ist diese Option aktiviert, lösen eingehende E-Mails das entsprechende Script-Event aus.
• Als Belegeingang verarbeiten: Ist diese Option aktiviert, werden eingehende E-Mails als Nachrichteneingang im Belegsystem erfasst.
• In Kommunikationscenter anzeigen: Ist diese Option aktiviert, werden eingehende E-Mails im Nachrichtencenter dargestellt

POP3

Wenn Sie das POP3 Protokoll verwenden möchten, tragen Sie bitte den Hostnamen des Servers als auch die Portnummer ein. REV+ erkennt verschlüsselte Verbindungen automatisch.

Die Verbindungsdaten erhalten Sie von ihrem E-Mailprovider.

REV+ verarbeitet automatisch alle E-Mails im POP3 Postfach und löscht diese nach der Verarbeitung.

IMAP

Wenn Sie das IMAP Protokoll verwenden möchten, tragen Sie bitte den Hostnamen des Servers als auch die Portnummer ein. REV+ erkennt verschlüsselte Verbindungen automatisch.

Die Verbindungsdaten erhalten Sie von ihrem E-Mailprovider.

Außerdem können Sie das Verhalten der Schnittstelle beeinflussen. REV+ verarbeitet automatisch alle ungelesenen Nachrichten im Posteingang. Je nach Einstellung werden diese Nachrichten anschließend entweder als gelesen markiert und im Posteingang belassen oder sie werden gelöscht.

Konfigurationsbeispiele

Microsoft 365 / Exchange Online

Die Konfiguration von REV+ zur Nutzung von Microsoft 365 E-Mailkonten ist leider nicht trivial. Folgende Dinge müssen zur Einrichtung durchgeführt werden:

1. Anlegen einer Unternehmensapplikation / Anwendungsregistrierung in Entra ID
2. Anlegen eines Secrets für die Anwendungsregistrierung
3. Anlegen eines Service-Principals in Exchange Online
4. Berechtigen des Service-Principals für den Zugriff auf das E-Mailkonto

Verarbeitung von E-Mails

REV+ bietet verschiedene Möglichkeiten, wie E-Mails verarbeitet werden können. Nachfolgend Erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten. Sie können jedes Postfach, dass Sie mit REV+ überwachen, unterschiedlich konfigurieren. So ist es möglich, über eine E-Mailadresse Belege zu empfangen und über eine andere z.B. Alarm E-Mails o.ä.

Scriptverarbeitung

Ist diese Verarbeitungsmethode aktiviert, wird für jede eingehende E-Mail das Script-Event "onEMail" ausgelöst. Mit diesem Script können Sie dann eine benutzerdefinierte Verarbeitung des Scriptes durchführen. Beispielsweise lassen sich so Alarm-E-Mails oder andere automatische E-Mails von anderen Anlagen oder Systemen verarbeiten.

Belegeingang

Ist diese Verarbeitungsmethode aktiviert, werden eingehende E-Mails als Belegnachricht (4-fach Vordruck) im Belegmanager angelegt.

Kommunikationscenter

Ist diese Verarbeitungsmethode aktiviert, werden eingehende E-Mails im Kommunikationscenter aufgenommen. Wenn Sie z.B. automatisiert verarbeitete E-Mails dort nicht anzeigen möchten, können Sie diese Methode deaktivieren.

Einsatzmappe

Ist diese Verarbeitungsmethode aktiviert, werden alle Anhänge der eingehenden E-Mail in die Einsatzmappe der aktuell laufenden Lage übernommen. Dies ist z.B. Interessant, wenn ihnen Dritte relevante Dokumente oder Daten zu einer Einsatzlage zusenden möchten.